หน้าแรก
ส่งเคล็ดลับของคุณ
บทความทั้งหมด
ติดต่อโฆษณา
เพิ่มลิงค์
 

การใช้งาน Excel อย่างง่าย ที่แม้ไม่มีพื้นฐานก็สามารถทำได้

Excel เป็นโปรแกรมยอดนิยมจาก Microsoft ที่ช่วยให้งานเอกสารของคุณง่ายขึ้นได้ภายในพริบตา เพราะมีสูตร และเครื่องมือมากมายที่คอยอำนวยความสะดวกนั่นเอง แต่เชื่อเถอะ กว่าคุณจะเห็นความสำคัญและเริ่มพยายามเรียนรู้คงหลังจากคุณเรียนจบ และได้งานทำแล้วนั่นแหละ (นอกจากผู้ที่เรียนสาขาบัญชี หรือที่เกี่ยวข้องเท่านั้น) จากการที่หน่วยงานราชการ หรือบริษัทยักษ์ใหญ่มักมีบททดสอบคอยคัดเลือกผู้สมัครเสมอ ทำให้ปัจจุบันบุคคลที่กำลังมองหางานดี ๆ สวัสดิการมั่นคงต้องไม่พลาดที่จะเรียนรู้ฟังก์ชันง่าย ๆ และแถบเครื่องมือลัดทั้งหลายเข้าไว้เพื่อให้ผ่านการทดสอบด้านแรกไปก่อน เป็นเหตุให้ iPrice แหล่งช้อปปิ้งออนไลน์รวบรวมเทคนิคเด็ดมาให้คุณได้ลองทำ 5 ข้อด้วยกัน พร้อมเคล็ดลับการใช้งาน Excel อีกเพียบที่คุณอาจยังไม่รู้ อาทิ การใช้งานแทนเครื่องคิดเลขง่าย ๆ เพียงเติม ‘=’ นำหน้าก่อนใส่เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์,  การใช้ Format Painter เพื่อคัดลอกรูปแบบของเซลล์นั้น ๆ มาใส่ในเซลล์ข้อมูลใหม่ (ไม่สามารถคัดลอกสูตรได้), การ Filter ในแต่ละคอลัมน์เพื่อหาข้อมูลที่ต้องการ และการใช้ Freeze Panes เพื่อตรึงหัวข้อข้างบนให้เลื่อนตามในขณะที่คุณ Scroll Down เป็นต้น


1. COUNTIF คือ ฟังก์ชันที่มักนิยมใช้ในงานด้านสถิติ เพื่อตรวจสอบจำนวนข้อมูลที่มีมาก ๆ ในแต่ละคอลัมน์ ลองคิดภาพหากในคอลัมน์นั้น ๆ คุณมีจำนวนข้อมูลทั้งหมด 1,000 บรรทัด คงเป็นไปได้ยากหากคุณจะตรวจสอบทีละบรรทัดเพื่อให้ทราบข้อมูลที่ซ้ำกันจริง ๆ บางครั้งตรวจสอบไปนาน สายตาเริ่มล้า ข้อมูลที่ได้ก็จะไม่เสถียรอีกด้วย ดังนั้นคุณควรใช้สูตร COUNTIF เพื่อหาจำนวนที่ถูกต้องดู ซึ่งจะให้ข้อมูลที่ถูกต้องได้มากกว่า สามารถใช้งานได้โดยใส่ =COUNTIF(A1:A1"ชื่อข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ") ในช่องคอลัมน์ที่ต้องการให้ผลลัพธ์ปรากฎแค่บรรทัดเดียว แล้วค่อยลากสูตรตามจุดสิ้นสุดบรรทัดของข้อมูลต้นแบบ ผลลัพท์ที่ได้จะแสดงเป็นเลข 1 ทั้งหมด ซึ่งหมายถึง ข้อมูลที่คุณต้องการทราบต่อหนึ่งบรรทัดนั่นเอง หรือถ้าคุณต้องการทราบผลลัพธ์อย่างเดียว ไม่ต้องการทราบว่าผลลัพธ์ที่ได้มาจากบรรทัดไหนให้คุณใส่สูตร =COUNTIF(A1:A1000"ชื่อข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ") *คือจำนวนบรรทัดที่ต้องการค้นหาข้อมูลทั้งหมด* ก็ได้เช่นกัน


2. AVERAGE คือ ฟังก์ชันหาค่าเฉลี่ยของข้อมูล สามารถอำนวยความสะดวกให้คุณได้โดยไม่ต้องเสียเวลาหาผลรวมทั้งหมดของข้อมูลแล้วนำมาหารจำนวนทั้งหมดอีกครั้ง แม้หลายคนอาจมองว่าฟังก์ชันนี้ช่วยอะไรไม่ได้มากนัก เพราะแค่รู้จักสูตร SUM อย่างเดียวแล้วเติมเครื่องหมาย ‘/’ ลงไป ตามด้วยจำนวนข้อมูลทั้งหมด ก็ได้ผลลัพธ์เช่นเดียวกันแล้ว บอกเลยว่าอันนี้แล้วแต่ความสะดวก แต่คุณจะใส่สูตรซ้ำซ้อนไปทำไมให้วุ่นวาย ในเมื่อแค่คุณเปลี่ยนจากคำว่า SUM เป็น AVERAGE ก็ได้ผลลัพธ์แล้ว


3. สูตรแทนค่าตามคอลัมน์ เป็นสูตรที่ช่วยให้คุณย้ายเนื้อหาในคอลัมน์ที่ต้องการมาไว้ในคอลัมน์ใหม่ เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้วคุณคงเกิดคำถามว่า ‘แล้วมันต่างกันยังไงกับการคัดลอกทั้งคอลัมน์แล้ววาง’ ง่าย ๆ เลยสูตรแทนค่านี้ช่วยให้คุณได้ข้อมูลจริง ๆ โดยไม่ติด Format เดิมของคอลัมน์นั้น ๆ มาให้วุ่นวายนั่นเอง วิธีการคือ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ข้อมูลปรากฎ จากนั้นใส่สูตร =(ตามด้วยเซลล์นั้น ๆ) แล้วลากเซลล์ข้อมูลจนสุดเซลล์ที่คุณต้องการได้เลย


4. Duplicate ถือเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากสุดเลยก็ว่าได้ เครื่องมือนี้สามารถตรวจสอบค่าที่ซ้ำกันและตัดออกให้เหลือเพียงค่าเดียว ตัวอย่างเช่น หากใน 1 คอลัมน์ มีทั้งหมด 1,000 บรรทัด แต่มีข้อมูลซ้ำกันถึง 200 ข้อมูล หากคุณใช้การตรวจสอบทีละบรรทัด แน่นอนอยู่แล้วว่าต้องผิดพลาด แถมยังใช้เวลานานอีก แต่ถ้าคุณใช้การ Duplicate นี้ นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องแน่นอนอีกด้วย สามารถทำได้โดยเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการ Duplicate จากนั้นกดที่เมนู Data แล้วเลือก Remove Duplicates เท่านี้คอลัมน์นั้น ๆ ก็จะไม่มีข้อมูลซ้ำกันแล้ว หากคุณต้องการเก็บไว้ตรวจสอบอีกครั้ง ให้คัดลอกคอลัมน์ที่ต้องการมาก่อน แล้วค่อย Duplicate เท่านี้คุณก็สามารถตรวจสอบความแตกต่างได้แล้ว


5. PivotTable คือ การสร้างตารางรายงานผลแบบง่าย แต่การจะใช้เครื่องมือนี้ได้คุณต้องมีข้อมูลดิบอยู่ใน Workbook เดียวกัน แต่อยู่คนละ Sheet อธิบายง่าย ๆ คือ ก่อนใช้เครื่องมือนี้ให้คุณนำข้อมูลที่คุณต้องการสรุปเพื่อทำรายงานมากรอกและแยกเป็นหัวข้อให้ครบ จากนั้นสร้าง Sheet ใหม่เพื่อทำรายงาน เลือกที่เมนู Insert และกดที่เมนู PivotTable จะมีหน้า Pop up การ Create PivotTable ขึ้นมา อย่าปิดหน้านี้ แต่ให้คุณคลิก Sheet ข้อมูลดิบที่คุณต้องการสร้างรายงานขึ้นมา จากนั้นกด Control+A ตามด้วย Control+C เพื่อคัดลอก และกด OK หน้าเอกสารจะปรากฎหัวข้อที่คุณต้องการใส่ในรายงานทางขวามือ ให้คุณเลือกและจัดเรียงตามต้องการได้เลย โดยข้อมูลหน้า PivotTable จะเป็นข้อมูลที่ Excel ทำการสรุปมาให้แล้ว แม้ในข้อมูลดิบคุณจะมีเป็นหมื่น ๆ บรรทัดก็ตาม
เห็นได้ชัดว่า Excel มีเครื่องมือเด็ด ๆ และฟังก์ชันดี ๆ ซ่อนอยู่อีกเพียบ หากคุณรู้ประโยชน์ของโปรแกรมนี้และต้องการดึงประโยชน์ออกมาใช้งานได้มากขึ้น เริ่มต้นคุณไม่ต้องสนใจเรื่องสูตรมากมายที่บรรดามือโปรเขาทำกันยาว ๆ 2-3 บรรทัดหรอก ให้คุณลองศึกษาเครื่องมือสำเร็จรูปที่มีอยู่ตรงแถบเมนูด้านบนซะก่อน จากนั้นให้ฝึกการใช้แป้นลัดเช่น Control+H (การค้นหาคำเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูล), Control+K (การใส่ Hyperlink) และ Control+Z (การย้อนกลับในกรณีที่ใช้เครื่องมือหรือสูตรผิดพลาด) เป็นต้น เชื่อเถอะยิ่งคุณทราบแป้นลัดมากเท่าไหร่ การทำงานของคุณก็จะลื่นไหลมากเท่านั้น แม้ช่วงแรก ๆ อาจไม่ถนัด แต่ให้ฝืนใช้ไปสักสัปดาห์ก็จะคุ้นมือไปเอง ยิ่งหน่วยงานราชการ หรืองานเอกสารที่มีข้อมูลมากมายให้นั่งเรียบเรียง Excel ตัวเดียวนี่แหละตอบโจทย์ที่สุดแล้ว

ขนิษฐา สาสะกุล iPrice
 

TipDD.com รวมทิป เทคนิค เคล็ดลับเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ และอินเตอร์เน็ต Sofrtware ใหม่ๆ